En pleno siglo XXI, en el que se piensa que muchas empresas ya son parte de la transformación digital ante los cambios que se han presentado en el mundo, existe una cantidad importante de negocios que no terminan de dar ese salto, y siguen haciendo sus procesos de forma rudimentaria.
Si bien dentro de la estrategia de digitalización existen muchos puntos operativos que se deben intervenir, uno que cobra mayor importancia por su gran impacto sobre las empresas, es la forma en que estas continúan manejando la documentación, muchas veces en papel.
Aquellas corporaciones que todavía siguen administrando la información de esta forma, experimentan inconvenientes en temas de productividad, seguridad de la información, además del daño ambiental que generan.
Existen soluciones disponibles en el mercado para iniciar el proceso de transformación digital y dar una resolución efectiva a las necesidades empresariales. Por ejemplo el software e-Force Files, un sistema creado por la empresa costarricense CMA, que permite administrar documentos de forma electrónica basado en la nube 4.0.
“e-Force Files es un programa que le sirve a todo aquel que administre documentos, es una solución que se adquiere no por el giro del negocio, sino por lo que hace cada departamento”, explicó Luis Martínez, Gerente de Desarrollo de CMA.
Está programada con todos los puntos necesarios para resguardar la información, uno de los activos más importantes actualmente. Además, los documentos no pierden el carácter de confidencialidad, ya que, por ser un archivo digital, se pueden encriptar, y para mayor protección, se suma la característica de que está rodeada de un aura muy fuerte de seguridad propio de la Nube 4.0.
“Los documentos que se ingresan al sistema se guardan como archivos electrónicos en un repositorio digital que protege la integridad, sea éste confidencial o no, que permita consultar el documento desde cualquier lugar y además reduzca de manera importante el desperdicio de papel”, agregó el Gerente de Desarrollo.
En estas herramientas también existen funciones que permiten dar un mejor seguimiento a la información archivada.
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