El Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) ya implementó las reglas para consultar información del Registro Civil por internet. Ahora será necesario registrarse como usuario y algunos datos dejarán de aparecer en las consultas digitales.
Si usted está acostumbrado a entrar al sitio web del Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) para confirmar el nombre, estado civil u otros datos registrales de una persona, el sistema cambió.
Desde este miércoles 7 de octubre entró en vigencia el nuevo reglamento que regula las consultas de información del Registro Civil por internet. La principal novedad para el usuario común es sencilla: ya no se podrá consultar la información de manera abierta y sin identificarse.
El cambio responde a una decisión adoptada por el TSE en julio, que busca aumentar la protección de los datos personales y dejar un registro de quién consulta la información de cada ciudadano.
¿Qué tendrá que hacer una persona para consultar los datos?
A partir de ahora, quienes quieran utilizar las consultas civiles disponibles en la página web del TSE deberán crear previamente un usuario.
Esto significa que el sistema dejará de funcionar como una consulta completamente abierta en la que cualquier persona podía ingresar, digitar los datos solicitados y obtener información sin dejar registrada su identidad.
El nuevo mecanismo permitirá al TSE mantener una trazabilidad de las consultas, es decir, saber quién ingresó al sistema y qué tipo de información consultó.
Algunos datos ya no aparecerán en TSE.go.cr
Otro cambio importante es que la consulta digital será más limitada.
La información relacionada con matrimonios y divorcios será anonimizada. En términos sencillos, se podrá consultar el historial registral, pero ya no aparecerá de la misma manera la información personal de terceras personas relacionada con esos actos.
Además, los datos sobre hijos e hijas serán excluidos de las consultas disponibles en la página web del TSE.
Esto no significa que esa información desaparezca del Registro Civil. El cambio se refiere al nivel de información que estará disponible mediante las consultas digitales abiertas.
¿Y si necesito información más completa?
Aquí está uno de los puntos importantes para abogados, notarios, instituciones y algunas organizaciones.
El nuevo reglamento establece perfiles de acceso diferenciados para quienes necesiten consultar información adicional por razones justificadas.
La persona o institución interesada deberá solicitar ese acceso y explicar para qué necesita los datos. El Registro Civil evaluará aspectos como la finalidad de la consulta, qué información se solicita, la frecuencia y volumen de consultas, los riesgos para las personas y las medidas de seguridad propuestas. (Delfino)
La autorización no será automática. La Dirección General del Registro Civil podrá aprobarla o rechazarla mediante una resolución fundamentada.
¿Qué pasa con las certificaciones?
El cambio también alcanza las certificaciones registrales digitales, que deberán aplicar la anonimización establecida para determinados datos.
Sin embargo, existe una diferencia importante: las certificaciones físicas que se emitan en la sede central del TSE y en algunas de sus 32 sedes regionales sí contendrán información sin anonimizar, según explicó el propio Tribunal.
Por eso, una persona que necesite información que ya no aparece en la consulta digital podría tener que recurrir a los mecanismos formales de certificación o solicitar un acceso diferenciado, dependiendo del caso.
¿Por qué hizo el cambio el TSE?
El Tribunal justificó la modificación por los riesgos actuales relacionados con el uso masivo de información personal en internet.
Entre las amenazas mencionadas están la suplantación de identidad, el phishing, el vishing, el smishing y el uso indebido de datos para construir perfiles familiares y relacionales que podrían ser aprovechados con fines criminales.
El nuevo reglamento también establece controles para detectar consultas excesivas, accesos inusuales o intentos de extraer información de manera sistemática. Las cuentas pueden ser suspendidas y, en determinadas circunstancias, las autorizaciones pueden ser revocadas.
En otras palabras, para la mayoría de las personas el cambio más visible será este: si antes bastaba con entrar al sitio del TSE y consultar, ahora primero habrá que identificarse mediante un usuario y algunas de las respuestas que antes aparecían dejarán de estar disponibles en línea.
A partir de hoy, sistema web de “Consultas Civiles” requiere usuario y contraseña
Todas las personas usuarias que ingresen a consultar información a la sección de “Consultas Civiles” (https://www.tse.go.cr/consultasciviles.html) ubicada en el sitio web del Tribunal Supremo de Elecciones (TSE), experimentarán varios cambios que buscan resguardar los datos e información pública de las personas costarricenses y contar con una trazabilidad de quiénes accedan a los datos incluidos en las bases de datos del Registro Civil.
Para la entrada en vigencia de estos ajustes, el organismo electoral emitió el “Reglamento para el Acceso y la Consulta Web de Datos Personales de Carácter Público Contenido en la Base de Datos del Registro Civil del Tribunal Supremo de Elecciones”, publicado en el Diario Oficial La Gaceta.
Entre las principales modificaciones al momento de ingresar al sitio web del TSE, están las siguientes:
Registro obligatorio y aceptación de los términos y condiciones de uso: antes de hacer cualquier consulta, las personas deben realizar el registro respectivo; tomando en cuenta que, por ahora, solamente personas físicas mayores de edad podrán registrarse, para lo cual deberán acreditar su identidad y aceptar los términos y condiciones de uso del servicio que le serán presentados en la página. Las personas extranjeras, deberán aportar su Documento de Identidad Migratorio para Extranjeros (DIMEX), expedido por la Dirección General de Migración y Extranjería o bien su pasaporte; documentos que contienen los datos que permiten identificar y validar que se trata de una persona mayor de edad.
Registro de cuentas: serán personales e intransferibles (incluso cuando se utilicen para efectuar consultas institucionales) y requerirán validación de identidad.
Información disponible según perfil de acceso: el perfil de acceso general mostrará únicamente los datos asociados al nombre completo, citas de inscripción, fecha de nacimiento y nacionalidad. Los datos del domicilio, hijos e hijas, padre y madre; y los detalles relacionados con matrimonios, divorcios y viudeces estarán disponibles únicamente para el perfil de acceso diferenciado.
Perfiles diferenciados para instituciones y profesionales: según sea el caso, se crearán perfiles diferenciados para personas profesionales (mediante una solicitud motivada), e instituciones (cuando estas los soliciten para sus funcionarios) que justifiquen la necesidad de acceder a información adicional para ejercer sus competencias legales. Lo anterior, resguardando la protección de datos y el interés público de la información, conforme lo indica el artículo 8 de la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales.
Las solicitudes de acceso diferenciado deben presentarse ante la Dirección General del Registro Civil o en alguna de las 32 oficinas regionales, sea de manera física con firma manual de la persona solicitante, o bien, a través de correo electrónico ([email protected]), con firma digital certificada de conformidad con la Ley N° 8454. Dicha Dirección se encargará de analizar la competencia, identidad, integridad documental y precisión de la finalidad de cada solicitud.
En los casos de las personas abogadas, la plataforma tendrá una pestaña de prerregistro, donde utilizarán el correo electrónico que tienen registrado ante el Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica, lo que los exime de realizar la solicitud formal de autorización de acceso a dicho perfil.
Registro y monitoreo: se llevará un registro de las consultas realizadas en la web para identificar posibles usos indebidos; en cuyo caso, podrán generarse responsabilidades administrativas, civiles, penales, disciplinarias o profesionales, según corresponda. El registro de las consultas realizadas abarcará: nombre de la persona que la realizó, cuándo se efectuó y qué información revisó. Además, las personas titulares podrán solicitar un reporte ante la Dirección General del Registro Civil, sobre las consultas efectuadas respecto de sus datos personales.
Estos cambios tienen el objetivo de resguardar el acceso a los datos e información pública que está en las bases del Registro Civil, en procura de reforzar el derecho a la privacidad y a la protección de datos personales, sin menoscabar el derecho a la información y el acceso a datos de carácter público, todos bienes jurídicos relevantes en una democracia.
Para evacuar consultas sobre este tema, el TSE dispuso el número telefónico 2287 5756 que funcionará de lunes a viernes de 7 de la mañana a 7 de la noche, y sábados y domingos, de 8 de la mañana a 4 de la tarde.
Procedimiento y requisitos para obtener el usuario y la contraseña
Paso a paso: creación del perfil de acceso general para costarricenses
Antes de comenzar: ¿qué necesita tener a mano?
- Su cédula de identidad costarricense.
- Acceso al correo electrónico que está registrado en las bases de datos del TSE.
- Acceso a su correo para consultar los mensajes que recibirá durante el procedimiento.
- Su cédula física, porque deberá ingresar un número consecutivo impreso al dorso del documento.
Importante: si el correo registrado en el TSE no es correcto, fue modificado o no lo recuerda, deberá acudir a una sede del TSE para solicitar el cambio o la actualización antes de continuar con el procedimiento.
Paso 1. Ingresar al sistema de autorregistro
- Abra el navegador de internet en su computadora o dispositivo.
- Ingrese a la dirección web del sistema de autorregistro de usuarios externos del TSE: https://servicioselectorales.tse.go.cr/TSE.AutoRegistro.Web/
Paso 2. Seleccionar la opción «Costarricense»
- Revise las opciones que aparecen en la pantalla inicial.
- Busque la opción «Costarricense».
- Haga clic sobre ella.
- Localice el campo destinado al número de cédula.
- Digite su número de cédula de identidad.
- Verifique que el número ingresado corresponda a su documento.
Paso 3. Leer y aceptar los términos y condiciones de uso del servicio y lea el aviso de privacidad.
- Lea los términos y condiciones del servicio que aparecen en pantalla, así como el aviso de privacidad.
- Una vez que los haya leído, ubique la opción para aceptar las condiciones.
- Seleccione el botón de aceptación.
- Compruebe que el recuadro ubicado a la izquierda muestre automáticamente un check azul.
- Busque el botón «Continuar».
- Haga clic en «Continuar» para avanzar.
Paso 4. Revisar los datos personales registrados
- Espere a que el sistema muestre la pantalla de confirmación.
- Revise el nombre completo que aparece en pantalla.
- Compruebe el número de cédula.
- Revise el correo electrónico registrado. Por seguridad, puede aparecer protegido u oculto parcialmente.
- Determine si la información mostrada es correcta.
Si el correo electrónico no coincide, fue modificado o no lo recuerda:
- No continúe con el autorregistro.
- Acuda a una sede del TSE.
- Solicite el cambio o la actualización del correo electrónico registrado.
Si los datos son correctos:
- Ubique el botón «Continuar».
- Haga clic para avanzar al siguiente paso.
Paso 5. Revisar los correos electrónicos recibidos
La persona recibirá tres correos electrónicos:
Correo 1. Términos y condiciones
Contiene el texto de los términos y condiciones aceptados.
Correo 2. Cambio de contraseña
Permite realizar el cambio obligatorio de contraseña.
Correo 3. Código de verificación
Contiene un código de verificación que deberá ingresar para continuar con el proceso.
- Abra la bandeja de entrada del correo electrónico registrado.
- Busque los mensajes enviados durante el autorregistro.
- Identifique cada mensaje según su contenido.
- Conserve el código de verificación para utilizarlo cuando el sistema lo solicite.
- Siga las instrucciones correspondientes para el cambio de contraseña cuando llegue el momento indicado por el sistema.
Paso 6. Verificar la posesión de la cédula
- Tome su cédula de identidad física.
- Voltee el documento para observar la parte posterior.
- Localice el número consecutivo impreso al dorso de la cédula.
- Regrese a la pantalla del sistema de autorregistro.
- Busque el campo destinado al número consecutivo.
- Digite el número exactamente como aparece impreso en su documento.
- Revise que el número ingresado sea correcto.
- Haga clic en el botón «Registrar». (Este paso permite comprobar que la persona tiene la cédula en su poder).
Paso 7. Confirmar que el registro se completó
- Espere a que el sistema muestre la pantalla de registro completado.
- Revise el mensaje que confirma que el procedimiento de registro finalizó.
- Consulte nuevamente el correo electrónico registrado, porque el guion indica que recibirá un mensaje con información para restablecer la contraseña.
- Si no encuentra el mensaje en la bandeja de entrada, revise la carpeta de correo no deseado o SPAM.
Paso 8. Cambiar la contraseña
- Abra el correo electrónico que contiene las instrucciones para restablecer la contraseña.
- Siga las instrucciones que aparecen en el mensaje para acceder al proceso de cambio de contraseña.
- Complete el cambio obligatorio de contraseña siguiendo las indicaciones del sistema.
- Verifique que el sistema confirme el cambio.
Cambiar la contraseña es obligatorio para que la cuenta quede activa y pueda realizar consultas civiles dentro de los alcances de su perfil.
Paso 9. Utilizar la Consulta de Hechos y Actos Civiles
Una vez realizado el cambio obligatorio de contraseña y activada la cuenta:
- Ingrese a la plataforma de Consulta de Hechos y Actos Civiles, según el mecanismo de acceso institucional.
- Utilice sus credenciales de acceso conforme a las indicaciones del sistema.
- Realice las consultas permitidas para su perfil de acceso general.
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