El uso de Excel se relaciona con actividades de números (por ser una hoja de cálculo). Sin embargo, es una herramienta que se puede emplear en muchas áreas de manera efectiva.
Precisamente de sus usos es de lo que vamos a tratar de explicar en este artículo, pero antes de comenzar a explorar por qué es una herramienta clave, vale la pena refrescar en qué consiste este programa. Pues, estamos convencidos que la mejor manera de descubrir las posibilidades que nos brinda es saber de qué se trata.
En primer lugar, debemos presentar a Excel como un programa que forma parte de suite ofimática de Microsoft. La cual fue desarrollada para facilitar la recopilación de datos en las oficinas que son administrados en archivos o documentos, los cuales se pueden, modificar, compartir, imprimir, etc.
La particularidad de Excel, es que se trata de un programa pensado para facilitar los cálculos, la creación de gráficos y tablas. Funciones que ayudan a llevar un mejor seguimiento de todo tipo de indicadores, los cuales pueden estar representados en porcentajes o cifras.
En este programa se pueden realizar cálculos tan simples como: sumar, multiplicar, dividir o restar, o programar operaciones más complejas para obtener de una manera más práctica el porcentaje de ganancia semestral de un emprendimiento.
Por eso se hacen tan necesarios los cursos de Excel, ya que es una herramienta súper completa que aporta beneficios en muchas actividades, pero que no es tan sencilla de utilizar por cuenta propia como pasa con Word.
Para qué se utiliza Excel
La forma más sencilla de explicarlo es la siguiente: una herramienta que se utiliza para la creación, modificación y administración de hojas de cálculo.
Es por ese motivo que las áreas donde más uso se le da es en aquellas relacionadas con la administración y la contabilidad. Dos áreas clave para el buen funcionamiento de las empresas, ya que en estos departamentos se controlan los ingresos, las nóminas, inversiones y demás gastos o inversiones que realizan las organizaciones.
Muchas de estas actividades requieren de cálculos complejos y de múltiples datos, que hacerlos de manera manual podrían resultar tediosos e incluso cometer errores. En cambio, al tener toda esta información en Excel, realizar estas tareas se hace más práctico.
Por eso este programa es fundamental o el que mayormente se utiliza para realizar facturas y llevar la contabilidad de una manera más práctica.
Con cursos de Excel adecuados, se aprende cómo transformar estos datos en gráficos que se utilizan para realizar los análisis financieros de las empresas. Los cuales, ayudan a tomar decisiones más acertadas en pro de la organización.
Pero ese no es el único uso que se le puede dar a este programa. También es perfecto para la creación de bases de datos de clientes, personal, suministro e incluso los gastos mensuales del hogar.
Tener los datos ordenados, ayuda a encontrar la información de una manera más práctica, al momento de llevar seguimiento de acciones, elaborar informes de productividad o realizar comparaciones con períodos anteriores.
A su vez, permiten cruzar datos de manera más efectiva entre diferentes departamentos para conocer el estado o avance de proyectos por áreas. Es por eso que se ha convertido en una herramienta indispensable en muchas áreas.
Y hablando de proyectos, Excel es muy útil para gestionarlos de una manera más adecuada. ¿Cómo? Creando plantillas u hojas de cálculos por cada etapa donde se contemplen todas las tareas que se deben asignar, y el orden en que se deben completar.
Qué actividades se benefician con este programa informático
Administrar insumos, recursos, personal o gestionar proyectos de manera efectiva, son actividades que se realizan en diferentes ámbitos y que no solo están ligados al mundo de las finanzas.
Gracias a esta herramienta, hemos comprobado que en una hoja de cálculo se puede organizar diferente tipo de información, así como aplicar fórmulas, crear base de datos, llevar control de inventarios, entre otras funciones. Con lo cual, estamos ante un programa que se puede utilizar en la mayoría de las empresas o sectores que utilizan o procesan datos numéricos en sus actividades diarias.
De hecho, se nota el interés de muchos profesionales de múltiples áreas en aprender a utilizarlo y así sacar provecho de sus funciones. Por eso no nos sorprende que los cursos de Excel estén en la lista de personas especializadas en áreas como el marketing, la educación, la sociología, la hotelería, las telecomunicaciones y la informática.
Razones que la hacen una herramienta clave
Como podemos darnos cuenta, Excel es un programa completo cuyas aplicaciones son infinitas. Sin embargo, aún nos queda por responder la siguiente interrogante: ¿qué es lo que hace que sea una herramienta clave?
- En primer lugar, es un programa que ayuda a optimizar tiempos cuando se trata de procesar datos. Con lo cual se mejora la productividad, y la utilización de recursos.
- Facilita la presentación de informes, al permitir organizar los datos en tablas y gráficos.
- Permite agrupar un gran volumen de datos en una sola hoja de cálculo.
- Las hojas de cálculo se pueden trabajar de manera conjunta, esto facilita el trabajo entre diferentes áreas involucradas en un mismo proyecto.
- La contabilidad y el manejo de los recursos se hace de manera más eficiente, pues se pueden crear estados financieros, presupuestos o proyecciones de una manera más cómoda.
- Es la mejor herramienta para llevar la nómina, así como el pago de proveedores externos.
- Simplifica los cálculos, incluso se pueden configurar para ser realizados de forma automática y grabarlos para que no tengas que hacerlos cada vez que lo necesites.
- Se pueden personalizar las hojas de cálculo según las necesidades de cada empresa o emprendimiento.
En fin, esta herramienta es importante porque te ayuda a controlar todas las actividades que son indispensables para el buen funcionamiento de una empresa o emprendimiento.
Por qué aprender a utilizarlo
Después de conocer el aporte o la importancia de esta herramienta, se hace indispensable aprender a utilizarlo. Lo bueno, es que hay muchos cursos de Excel que, se pueden tomar para ampliar conocimientos o aprender desde cero a utilizar el programa.
De hecho, los cursos de Excel son tan variados como sus aplicaciones en el mundo laboral. Por ejemplo, hay cursos para aprender a crear planes de ventas, otros que se enfocan en la gestión de datos. También hay cursos para realizar una planificación estratégica por sector, y están los cursos que enseñan a utilizar Excel para llevar un mejor control de las estrategias SEO y de marketing digital.
Está más que claro que aprender a utilizar hojas de cálculo es vital hoy en día. Por una parte se trata de un programa que facilita enormemente el trabajo, y ayuda a ejecutar acciones de manera más efectiva. Y, por otra, es una herramienta que se utiliza a nivel global por tanto aprender a utilizarlo seguro te ayudará ampliar tus oportunidades laborales.
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