Cierre fiscal 2026: errores que pueden aumentar los impuestos de las empresas

Por: Rebeca Alvarado, abogada tributaria

Utilizar dinero de la empresa para cubrir gastos personales, retirar recursos sin definir cómo serán remunerados los socios, registrar préstamos que nunca serán recuperados y trasladar gastos entre sociedades sin una justificación adecuada son prácticas que pueden complicar el cierre fiscal de las empresas costarricenses.

Aunque algunas de estas operaciones pueden parecer habituales dentro de la administración de un negocio, sus consecuencias van mucho más allá de los registros contables. La falta de planificación tributaria y de respaldo documental puede provocar que las compañías terminen pagando más impuestos de los previstos, enfrenten ajustes tributarios o lleguen al momento de presentar su declaración sin los recursos necesarios para cumplir con sus obligaciones.

Uno de los principales errores que observo es considerar el cierre fiscal como un procedimiento que debe resolverse al finalizar el período. En realidad, las decisiones financieras, administrativas y societarias que se toman durante todo el año influyen directamente en el cálculo del impuesto sobre las utilidades.

Cuando una empresa espera hasta los últimos meses para conocer su situación tributaria, no solamente reduce sus posibilidades de aprovechar mecanismos legales de planificación que permiten reducir el pago de impuestos, sino que también puede comprometer su liquidez y generar obligaciones que posteriormente resulten difíciles de atender.

Separar las finanzas personales de las empresariales

Uno de los problemas más frecuentes es la falta de separación entre los recursos de los socios y el patrimonio de sus empresas. En algunos negocios, los propietarios utilizan las cuentas bancarias empresariales para pagar compromisos personales o retiran dinero conforme lo necesitan, sin establecer previamente un mecanismo adecuado de remuneración o distribución de utilidades.

El problema surge cuando esas salidas de dinero se confunden con gastos propios de la operación, pese a que no cumplen los requisitos para ser deducidos del impuesto sobre las utilidades.

Esto puede provocar que una empresa experimente una reducción importante de su efectivo y, al mismo tiempo, mantenga una utilidad gravable elevada. Los gastos personales de los socios o dueños no pueden utilizarse para disminuir la renta neta sobre la cual se calcula el impuesto del contribuyente.

La situación también se presenta cuando los retiros se registran como préstamos a socios, aunque no exista una intención real de devolver los recursos. Estas cuentas pueden permanecer durante años en los estados financieros sin posibilidades efectivas de recuperación, distorsionando la información financiera de la compañía.

El préstamo a socios es una manera de sacar el dinero de la organización, pero no es un gasto deducible.

Ante estas situaciones, recomiendo analizar si corresponde una distribución de dividendos u otro mecanismo de remuneración permitido por la legislación. Es importante aclarar que las dietas se consideran únicamente para directores de sociedades anónimas que ejerzan funciones reales de junta directiva, con acuerdos y respaldo de las sesiones. No se recomiendan como remuneración de socios o gerentes de una sociedad de responsabilidad limitada.

Cada alternativa debe examinarse según las características de la sociedad y sus obligaciones tributarias.

Las operaciones entre sociedades deben tener justificación económica

Otra práctica que puede generar contingencias tributarias es trasladar gastos o recursos entre empresas pertenecientes a un mismo grupo económico, especialmente cuando una sociedad registra utilidades elevadas y otra presenta resultados menores.

Operar mediante varias sociedades es una estructura empresarial legítima. Sin embargo, el riesgo aparece cuando se realizan transacciones que no corresponden a operaciones reales o cuyos valores no reflejan condiciones de mercado.

Por ejemplo, si una compañía factura servicios administrativos a otra empresa relacionada, debe demostrar que efectivamente prestó esos servicios, que existe una justificación económica y que el monto cobrado responde a condiciones comparables con las que se aplicarían entre empresas independientes. Además, estas operaciones pueden estar sujetas a las reglas de precios de transferencia.

Siempre es importante tener clara cuál es la sustancia económica de las operaciones. Esto significa demostrar que las transacciones responden a actividades empresariales reales y no simplemente a movimientos diseñados para reducir la utilidad gravable.

También es necesario considerar que una factura electrónica no siempre resulta suficiente para justificar una operación ante Hacienda. Dependiendo de su naturaleza, pueden requerirse contratos, actas societarias, órdenes de compra y comprobantes de pago.

Por eso, recomiendo preparar un expediente fiscal de cada transacción que permita demostrar su origen, justificación y ejecución ante una eventual fiscalización de la Administración Tributaria.

Comprar activos no significa deducir inmediatamente el gasto

Al acercarse el cierre fiscal, algunas empresas buscan aumentar sus gastos o adquirir activos con la expectativa de reducir el impuesto sobre las utilidades. Sin embargo, comprar equipos, maquinaria u otros activos no significa que el desembolso pueda deducirse inmediatamente y en su totalidad.

El tratamiento tributario dependerá de la naturaleza de la adquisición y de las disposiciones fiscales aplicables.

Otros aspectos que generan riesgos durante el cierre fiscal 2026 son las modificaciones injustificadas de los costos de inventario, el pago de dietas sin suficiente respaldo y la adquisición de facturas por operaciones inexistentes. Estas prácticas pueden generar ajustes tributarios, intereses y sanciones.

Frente a estas situaciones, recomiendo revisar los gastos realmente vinculados con la actividad empresarial y evaluar los beneficios fiscales que cada negocio pueda aplicar legalmente, incluyendo aquellos disponibles para pequeñas empresas que cumplen determinados requisitos.

Qué deben revisar las empresas antes del 31 de diciembre de 2026

Aunque la planificación tributaria debería desarrollarse desde el inicio del año, las empresas todavía cuentan con oportunidades para revisar su situación antes del cierre del período fiscal ordinario 2026, el próximo 31 de diciembre.

La primera recomendación es elaborar una proyección del impuesto sobre las utilidades, considerando los ingresos, los gastos deducibles y las obligaciones que podrían surgir al finalizar el período.

Posteriormente, conviene revisar:

• Las cuentas por cobrar a socios.
• Los retiros de dinero realizados durante el año.
• Las distribuciones de utilidades.
• Las operaciones entre sociedades relacionadas.
• El tratamiento jurídico y tributario de las transacciones.
• Los documentos que respaldan los gastos y las operaciones empresariales.
• Los mecanismos legales de planificación tributaria que todavía puedan ejecutarse antes del 31 de diciembre de 2026.

Es importante tener presente que no todas las decisiones pueden corregirse una vez terminado el período fiscal. Una operación inexistente, un gasto personal que no reúne los requisitos para ser deducible o una transacción que carece de realidad económica no adquieren validez tributaria simplemente por modificar su registro contable.

Por eso, considero fundamental que esta revisión incorpore tanto al contador como a quienes toman las decisiones empresariales. También es conveniente contar con asesoría jurídica tributaria cuando existan operaciones societarias o dudas sobre su tratamiento legal.

Todavía hay tiempo para revisar la situación tributaria y corregir errores antes del cierre fiscal. Aunque a estas alturas ya no es posible planificar todo el año, sí se pueden tomar decisiones para ordenar las cuentas y cerrar 2026 con mayor claridad sobre las obligaciones tributarias.

Planificar desde ahora el cierre fiscal 2027

La revisión de los últimos meses del año no debería limitarse a resolver las obligaciones tributarias inmediatas. También representa una oportunidad para establecer una estrategia fiscal para 2027.

Anticipar las obligaciones, proteger la liquidez y tomar decisiones empresariales, financieras y tributarias con mayor seguridad jurídica permite evitar errores que, aunque parezcan pequeños durante la operación cotidiana, pueden convertirse en contingencias importantes al momento de cumplir con Hacienda.

La planificación tributaria no debe entenderse como una tarea de última hora, sino como parte de la gestión responsable de cualquier empresa.

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