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Sus facturas electrónicas deben ser aceptadas y confirmadas en el sistema

El 2018 ha estado marcado por la puesta en marcha del nuevo sistema de facturación electrónica y todos los contribuyentes deberán acatar la normativa para que sus gastos sean deducibles.

El Colegio de Contadores Públicos se ha dado la tarea de brindar capacitaciones gratuitas en su sede central y en las filiales alrededor del país, en las que los profesionales evacuaron todo tipo de dudas y dieron recomendaciones para evitar sanciones o algún otro tipo de inconveniente.

Muchos lograron emitir la factura de manera exitosa, pero es importante que sepan los pasos a seguir con las facturas que reciben de sus proveedores por diferentes bienes o servicios, pues este es sólo el principio de un proceso del que depende el pago del Impuesto Sobre la Renta.

El paso más importante para efectos fiscales es que se haga la confirmación de la factura electrónica. Eso significa que, si usted recibe una factura por algún servicio, debe aceptarla, aceptarla parcialmente o rechazarla en el sistema, pues de eso dependerá la deducibilidad de un gasto y cumplir la normativa establecida para gastos.

Tal y como lo explicó la fiscal del Colegio de Contadores Públicos, Dunia Zamora, si usted omite aceptar, aceptar parcialmente o rechazar la factura, no es un gasto deducible del impuesto sobre la renta. El plazo para esa confirmación es de ocho días hábiles una vez que le haya llegado la factura a su correo electrónico.

A continuación, un ABC que puede variar según el proveedor de factura electrónica para hacer el proceso de confirmación o recepción de la factura electrónica:

  • Le llegará un correo electrónico con tres archivos.
  • Descargue el documento cuyo nombre es “XML”.
  • Cree en su computadora una carpeta exclusiva para los documentos “XML”.
  • Envíe el documento “XML” al correo electrónico de su proveedor de servicio privado o al del Ministerio de Hacienda. Este paso puede variar de acuerdo al sistema de factura electrónica.
  • En su sistema de facturación diríjase a la pestaña que indique la “aceptación” del documento.
  • En dicha opción se verá reflejado el archivo “XML”, ahí podrá verificar el monto, fecha y descripción de la factura, así como la opción de elegir si acepta, acepta-parcialmente o rechaza la factura.
  • Escoja la opción que refleje su conformidad con el bien o servicio recibido.

En caso de que se rechace o acepte-parcialmente la factura, el emisor y el receptor deberán ponerse de acuerdo y aclarar las dudas respectivas; una vez que se haga un nuevo envío de la nueva factura, nota de debito o crédito, corre nuevamente el plazo de ocho días hábiles para confirmar el documento.

La deducibilidad es de gran trascendencia para los contribuyentes. Veámoslo en los siguientes ejemplos:

Salón de Belleza: si hizo una compra por ₡1.000.00 en productos para el cabello y no hizo la confirmación de la recepción la factura, ese dinero no será deducible del pago de impuestos, es decir, la hacienda pública asumirá que fue un gasto personal y no comercial.

Calendario de factura electrónica

La Administración Tributaria estableció un calendario para que todos los sectores pusieran en marcha el nuevo sistema de facturación electrónica y no estuvieran al margen de la ley. 

Fecha

Sector

01 de setiembre 2018

Salud

01 de febrero 2018

Contable – Financiero – Administrativo

02  de abril 2018

Ingeniería – Arquitectura – Informática

01 de mayo 2018

Otros- Profesionales por cuenta propia: periodistas, publicistas, profesores y geógrafos

Aquellos profesionales o empresas que no fueron incluidas en el primer llamado de Hacienda deberán cumplir con la obligatoriedad dependiendo del último dígito del número de cédula física o jurídica:

Fecha

Último número de cédula física y jurídica

01 de setiembre 2018

1, 2, 3

01 de octubre 2018

4, 5, 6

01 de noviembre 2018

0, 7, 8, 9

Charla gratuita

El próximo jueves 19 de junio el Colegio de contadores Públicos de Costa Rica, realizará una capacitación gratuita, pero con cupo limitado, para 300 personas que tengan dudas sobre el proceso de confirmación de la factura electrónica y sus implicaciones. Para reservar el espacio pueden llamar al número 2297-0045.

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