El Colegio de Profesionales de Ciencias Políticas y Relaciones Internacionales surgió por iniciativa de las personas egresadas de la Escuela de Ciencias Políticas de la Universidad de Costa Rica y de la Escuela de Relaciones Internacionales de la Universidad Nacional hace más de 30 años. Esta institución se encontró durante el presente año ante una necesidad crucial de cambiar y seleccionar una nueva Junta Directiva, con miras en cumplir con su nueva ley orgánica, la cual busca proteger y garantizar el buen funcionamiento de la Institución y regular los asuntos profesionales de ambas carreras.
Aplazar la Asamblea General, que elige a la Junta Directiva, no estaba dentro de las posibilidades que los directivos contemplaban. La ley es explícita sobre los plazos y procedimientos de las asociaciones profesionales, y los asuntos pendientes que debían ser resueltos podrían dejar sin opciones de trabajo a todos aquellos quienes dependían de su funcionamiento para certificar su calidad profesional.
Esta situación llevó al colegio a innovar y analizar el mejor método de selección y votación, que les permitiera establecer un canal de comunicación efectivo, pero, sobre todo, seguro, privado y confiable, para poder conectar a sus más de 1.200 agremiados, en medio de las medidas de distanciamiento social de Costa Rica.
Fue así, como nació la iniciativa de crear la primera Asamblea Virtual en línea con las directrices emanadas de la Procuraduría General de la República, que buscaba realizar la selección de sus nuevos representantes de una forma transparente y organizada por medio de plataformas digitales, pero ante todo seguras, en medio de la coyuntura nacional.
“Una vez que contamos con el aval de la Procuraduría General de la República, nos dimos a la tarea de analizar y estudiar, una a una, las mejores herramientas disponibles en el mercado, todo esto, con la intención de seleccionar la idónea en medio de una situación tan delicada como la elección de una nueva Junta Directiva en tiempo real. Este proceso nos permitió contar con una curva de aprendizaje sumamente enriquecedora que nos brindó la oportunidad de adaptarnos de una forma acelerada ante las circunstancias y cumplir a cabalidad con nuestros objetivos y necesidades”, comentó Edel Reales, Expresidente del Colegio.
Entre las principales características tomadas en cuenta para la evaluación de la plataforma colaborativa destacaban la necesidad de un sistema que ofreciera atributos intuitivos, seguros y fáciles de adoptar para poder garantizar la realización del proceso de votación de una forma sencilla y dinámica pero, sobre todo, en tiempo real en línea con la disposición de la ley orgánica del Colegio Profesional.
Así fue como se dio la elección de Microsoft Teams, como la opción para abrir un espacio de deliberación alineado a las necesidades y requerimientos dictados por el Colegio. La plataforma, reúne en un solo lugar, teleconferencias, conversaciones al minuto, chats, archivos compartidos, pizarrones virtuales, y además permite coautoría de documentos online. Estas cualidades fueron justamente las que habilitaron el desarrollo de la Asamblea y permitieron, además, la integración de desarrollos específicos para realizar la votación de la forma correcta y puntual que se requería para asegurar el éxito del proceso. Para ello, le fueron agregadas aplicaciones para la verificación de votaciones de manera segura y separada, y un espacio para la deliberación y votación de proposiciones.
La asamblea, se llevó a cabo exitosamente, ya que se contó con la posibilidad de conectar en tiempo real a más de 1.200 agremiados debidamente identificados según su número de carnet y de cédula, que tuvieron la oportunidad de solicitar la palabra, dar su opinión y emitir su voto según cada uno de los asuntos puestos a revisión durante la sesión. El último punto clave y medular fue ofrecer un respaldo por medio de una grabación de la sesión donde elementos como el chat, intervenciones de audio y video fueron debidamente registrados para evidenciar y garantizar que el proceso fue desarrollado de la manera transparente y ajustada a la ley.
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