La Planificación es una de las lecciones que está dejando la crisis de salud pública que golpea al mundo. Durante estos meses tan desafiantes, las organizaciones que ya habían iniciado una transformación digital, en muchos de los casos no sólo han conseguido la continuidad de sus operaciones, sino incluso mantener la misión viva a pesar de las retadoras circunstancias.
El Banco Centroamericano de Integración Económica (BCIE) es prueba de ello. Esta institución financiera multilateral fundada hace 60 años, con presencia física en Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua, Costa Rica y Panamá, pero con 15 países miembros en total, estableció como uno de sus cuatro objetivos del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información 20-24 el “Desarrollo de la Tecnología como Componente Estratégico”. Este ha incluido la transición gradual hacia la movilidad y accesibilidad conforme a las exigencias del mundo actual y a las necesidades de sus colaboradores. “Todo apuntando a que tuviéramos una capacidad de trabajo remoto robusta e integral. Antes teníamos algunas soluciones parciales que no eran tan estables y queríamos algo con lo que los usuarios se sintieran cómodos. Haber dado ese paso y haberlo hecho organizadamente fue muy oportuno”, dice Francisco Cornejo, gerente de Servicios Generales y Tecnología de Información del BCIE.
Impulsar la transformación tecnológica
El BCIE, como Banco de desarrollo, debe impulsar la transformación tecnológica en los países socios, pero para ser coherentes debían aplicar esos estándares internacionales a lo interno. El punto de partida fue cambiar su servicio de correo electrónico para migrar a Microsoft Exchange. Vino luego la adopción de la suite Office 365. “En 2019, tuvimos una campaña intensiva de gestión de cambio tecnológico. Para los usuarios lo primordial fue el acompañamiento en la implementación completa de la suite entera de Office 365 y Teams. En cuestión de semanas, el equipo de tecnología dejó de recibir llamadas para solicitar la configuración de las videoconferencias. Todos tenían la posibilidad de configurar videollamadas desde su dispositivo con tan solo un clic”, señala Luis Carlos Rivas, jefe de Mejora Continua del BCIE.
A pesar de estar preparados, con la emergencia por el COVID-19, la transformación digital del Banco se aceleró. “Llegó la crisis y nos tomó bien preparados. Ahí vimos definitivamente los frutos de habernos preparado con tiempo. Nos permitió, sin mucho trauma y muy rápido, trabajar remotamente y seguir prestando los servicios a nuestros clientes, cuando para ellos era más importante”, destaca Cornejo. Cuando se impusieron las restricciones y el distanciamiento social, ya contaban con material de apoyo en video, disponible en su intranet, para guiar a los colaboradores en la gestión de las herramientas necesarias para el trabajo remoto.
Tras pocos días de haber iniciado la operación en remoto, las sesiones en videoconferencia se incrementaron. Lo que muestran las estadísticas es impresionante: antes del confinamiento se tenían mensualmente aproximadamente 150.000 interacciones (mensajes de chat, llamadas, reuniones). Mientras que durante la cuarentena este valor se ha elevado a 472.000 para el mes de mayo. Un crecimiento mayor a tres veces la situación original. Toda esa conectividad interna, permitió por ejemplo que el BCIE gestionara la donación de pruebas de detección del COVID-19 que fueron utilizadas en los países de la región, así como otro tipo de gestiones como apoyo a Bancos Centrales y Sistema Financiero, además de iniciativas para las Mipyme, principal generador de empleos en la región. Esos resultados no hubieran sido posible sin la conectividad de sus tomadores de decisión y colaboradores.
Determinación para el cambio
La transformación del BCIE es un ejemplo de planificación, estrategia y de tener visión clara para la continuidad de la operación incluso en tiempos retadores. Después de todo, la misión misma del Banco - promover la integración económica y el desarrollo económico y social equilibrado de la región centroamericana, que incluye a los países fundadores y a los países regionales no fundadores, atendiendo y alineándose con los intereses de todos los socios - es crítica, y más aún en estos tiempos difíciles.
El respaldo del Presidente Ejecutivo Dr. Dante Mossi, y del Directorio ha sido determinante para avanzar a buen ritmo, no solo en conectividad y trabajo remoto, fases naturales de todo proceso de aceleración digital, sino en un plan que va más allá. La presidencia, por ejemplo, ha incentivado el uso de otras herramientas como Planner, para un eficiente seguimiento de tareas. La utilización de One Drive para el almacenamiento en la nube ha servido para aprovechar mejor las virtudes del trabajo colaborativo. La aplicación de Forms para la elaboración de encuestas y el uso de Stream para videos son cada vez más constantes.
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